Door /

Inkoopfactuur vastleggen HB Vastgoed

Wanneer u inkoopfacturen gebruikt, kunt u deze registreren op een project en eventueel meteen koppelen aan een gemaakte verplichting. Let er wel op dat alleen vrijgegeven verplichtingen kunnen worden gekoppeld aan een inkoopfactuur. Is de inkoopfactuur een kostennota, zoals bijvoorbeeld Kantoorartikelen, kan deze op de debetreffende grootboekrekening geboekt worden.

Verplichting gebruiken

Het gebruik van verplichtingen is afhankelijk van de instellingen die u hebt gemaakt op de grootboekrekeningkaart waarop geboekt gaat worden:

  • Algemene verplichting: Het is toegestaan om op deze grootboekrekening te boeken gebruik makend van een algemene verplichting.
  • Boeken zonder verplichting tot limiet: Op deze grootboekrekening mag tot een bepaaldbedrag geboekt worden zonder verplichting. Het max bedrag wordt ingesteld in de Inkoopinstellingen op het tabblad Dynamics Vastgoed.
  • Boeken zonder verplichting:  Op deze grootboekrekening mag zonder verplichting worden geboekt.

In de projectkerngegevens kan worden aangegeven of voor het project geboekt mag worden zonder verplichting. Dit kan voorkomen in het beginstadium van het project.

In de inkoopinstellingen kan eventueel ook ingesteld worden dat bij het boeken van kostennota's een verplichting gekoppeld moet worden.

In de projectinstellingen kan eventueel een tolerantie bedrag en percentage ingesteld worden voor kleine afwijkingen van de verplichting t.o.v. de inkoopfactuur.

Een inkoopfactuur maken

  1. Geef in het vak Zoeken Inkoopfactuur op en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
  2. In het venster Inkoopfactuur vult u het veld Nr. in, of wordt automatisch gevuld aan de hand van de ingestelde nr. reeks
  3. Klik in het veld Orderleveranciernr. en voer het leveranciersnummer in.
  4. Zijn er verplichtingen voor deze leverancier kan uit het nu geopende venster de juiste verplichting geselecteerd worden.
  5. Typ in het veld Boekingsdatum de datum in die op de geboekte posten moet verschijnen.
  6. Typ in het veld Documentdatum de datum van de oorspronkelijke factuur van de leverancier. Op basis van deze datum worden automatisch de vervaldatums voor de factuur en de contantkorting berekend.
  7. Geef in het veld Factuurnr. leverancier het factuurnummer op van de oorspronkelijke factuur die u hebt ontvangen van de leverancier.
  8. Vul de overige relevante velden in.
  9. Vul nu de regels in. De soort moet "Grootboekrekening" zijn. Is er, zoals bij punt 4 beschreven, een verplichting geselecteerd, zal de regel al gevuld zijn.In de regel kan ook een verplichting worden gekoppeld. Kies op het sneltabblad Regels in de groep Functies de optie Verplichtingregels ophalen. Selecteer vervolgens de
    gewenste verplichting(en). Let er wel op dat alleen vrijgegeven, niet afgesloten verplichtingen kunnen worden gekoppeld aan een inkoopfactuur.
  10. Controleer in de regel(s) de velden die betrekking hebben op de boekingsgroepen en de BTW boekingsgroepen
  11. Klik in het menu op Boeken.

Extra functies in de inkoopfactuur

  1. Verdelen volgens verdeelsleutel: Aan de hand van de verdeelsleutels die ingesteld zijn op het hoofdproject, de regel verdelen naar de deelprojecten.
  2. Factuur opnieuw verdelen: Mocht het facuurbedrag niet overeenkomen met de regels van de verplichitng die is opgehaald, als het deelprojecten betreft, kan het totaalbedrag van de factuur opnieuw verdeeld worden over de regels van de inkoopfactuur. LET OP,  dit werkt alleen als er 1 projectnr gebruikt is in de regels.
Inhoud
    Add a header to begin generating the table of contents

    ©HB Software B.V.