Verplichtingen maken
Indien er geen gebruik wordt gemaakt van de module Opdrachten, kunnen verplichtingen ook handmatig worden aangemaakt.
De verplichting kan bij het boeken van de inkoopfactuur gekoppeld worden aan de inkoopregel, net zo lang tot de verplichtingregel is volgeboekt.
Een verplichting maken
- Voer in het tekstvak Zoeken Verplichtingen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Kies in het menu de optie Nieuw.
- Laat het veld Nr. zodanig staan dat er automatisch het eerstvolgende nummer wordt ingevoerd vanuit de standaardnummerreeks. U kunt echter ook op het veld klikken om uit een andere nummerreeks te kiezen.
- Voer in het veld Orderleveranciernr. het nummer in van de leverancier aan wie u de opdracht verstrekt.
- Vul de overige relevant velden in.
- Vul de regels in. De soort moet "Grootboekrekening" zijn.
- Is de verplichting volledig ingevuld dan moet deze worden vrijgegeven. Alleen vrijgegeven verplichtingen kunnen in een inkoopfactuur gekoppeld worden.
Een algemene verplichting maken
Het kan voorkomen dat er een verplichting moet worden vastgelegd, maar dat er nog niet bekend is van welke leverancier de inkoopfactuur zal worden ontvangen. In dergelijke gevallen kan er een algemene verplichting worden vastgelegd. Hiervoor dienen eerst een aantal instellingen gemaakt te worden.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u de algemene verplichting maakt.
- Maak een algemene leverancier aan.
- Geef op de grootboekrekeningkaart van een bepaalde kostensoort aan dat "Algemene verplichtingen" mogen worden gebruikt voor die kostensoort.
- Geef in de Projectinstellingen aan welke leverancier als "Algemene leverancier" is aangemerkt.
- Nu kan er een algemene verplichting worden aangemaakt aan de hand van de hierboven beschreven procedure.
Een verplichting(regel) afsluiten
Op het moment dat een verplichting volgeboekt aan de hand van inkoopfacturen, zal de verplichting(regel) automatisch worden afgesloten.
Hek kan natuurlijk voorkomen dat een verplichting niet volledig wordt volgeboekt of zelfs in zijn geheel niet doorgaat. Dan is er de mogelijkheid dat de verplichting handmatig kan worden afgesloten.
In de volgende procedure wordt beschreven hoe u de verplichting(regel) afsluit:
- Klik in het menu op de optie Proces
- Klik vervolgens op Verplichting afsluiten.
De volledige verplichting wordt dan afgesloten
en andere optie is dat er een verplichtingsregel moet worden afgesloten:
- Klik boven de regels in het menu op de optie (Meer opties) Regel
- Klik vervolgens op Afsluiten Verplichtingsregel
De verplichtingregel wordt dan afgesloten.
Bij het afsluiten van een verplichting(regel) wordt het bedrag wat al geboekt is geplaatst in het veld Directe kostprijs excl. btw en het restbedrag wordt dan nul. Het verschil wordt weer toegevoegd aan het budget.
Een verplichting(regel) heropenen
Mocht een verplichting(regel) ten onrechte zijn afgesloten dan kan deze ook weer heropend worden door eerst de verplichting weer te openen door te klikken bovenin in het menu te klikken op "Opnieuw openen" En dan daarna de gewenste regel selecteren en in het menu boven de regels te klikken op "Regel > Heropenen verplichtingregel" om alleen de geselecteerde regel weer te heropenen. Vergeet niet de verplichting weer vrij te geven.
Nu kun je de regel weer gebruiken in een inkoopfactuur/creditnota.
©HB Software B.V.