Dossiers
Het dossier is de hoeksteen van de verkoop en inkoop beheerfunctionaliteit. Voor de verschillende soorten transacties zijn er verschillende dossiertypes aanwezig. Toeslagregels zoals vrachtkosten zullen veelal automatisch worden toegevoegd, afhankelijk van de instellingen op het schip (velden voor de toeslag moeten gevuld zijn) en instellingen op de verzendwijze (toeslag berekenen).
Ook is het mogelijk dat aan de hand van de instellingen in de gasolieclausules, de toeslagregels inzake gasolietoeslag, automatisch worden toegevoegd door criteria op te nemen aan de hand waarvan bepaald wordt of er gasolietoeslag moet worden berekend.
Bij het aanmaken van een nieuw dossier zullen afhankelijk van het type Knoppen, velden en tabbladen wel of niet zichtbaar zijn.
Dossier types
Per schip
Het type Per schip wordt gebruikt voor rechtstreekse leveringen van artikelen en/of diensten per schip van leverancier/laadplaats naar klant/losplaats.
De inkoop gebeurt via leverancier inkoopfacturen. Hiervoor worden geen voorraadmutaties gemaakt. Betreft het alleen het transport van een artikel, dan is het een dienst en wordt gebruik gemaakt van een vrachtartikel. (VR+artnr) is geen voorraad artikel.
Indien in de organisatie-instellingen een vinkje staat bij "Automatisch kostprijs boeken", zal bij de boeking van de verkoopfactuur automatisch de kostprijs van het artikel van de betreffende SKU geboekt als kostprijs van de verkoop. De kostprijsboeking heeft betrekkinge op de toeslagen van het type "Goederen inkoop" en "Diensten inkoop".
Per as
Het type Per As wordt gebruikt voor rechtstreekse leveringen van artikelen en/of diensten per vrachtwagen van leverancier/laadplaats naar klant/losplaats .
De inkoop gebeurt via leverancier inkoopfacturen. Hiervoor worden geen voorraadmutaties gemaakt. Betreft het alleen het transport van een artikel, dan is het een dienst en wordt gebruik gemaakt van een vrachtartikel. (VR+artnr) is geen voorraad artikel.
Loswal
Het type Loswal wordt gebruikt voor leveringen van artikelen uit voorraad naar klant/losplaats De laadplaats is dan altijd een eigen SKU(=vestiging). Hiervoor komt dus geen inkoopfactuur. Hiervoor worden wel voorraadmutaties gemaakt.
Indien in de organisatie-instellingen een vinkje staat bij "Automatisch kostprijs boeken", zal bij de boeking van de verkoopfactuur automatisch de kostprijs van het artikel van de betreffende SKU geboekt als kostprijs van de verkoop. De kostprijsboeking heeft betrekkinge op de toeslagen van het type "Goederen inkoop" en "Diensten inkoop".
Inkoop
Het type Inkoop wordt gebruikt voor inkoop/productie van artikelen voor de eigen voorraad (loswal). De losplaats is dan altijd een eigen SKU(vestiging).
Hiervoor worden voorraadmutaties gemaakt van het type Inkoop. Met de functie Inkoop boeken wordt de voorraad gemuteerd via een artikeldagboek.
Indien het een inkoop betreft wordt er gebruik gemaakt van de toeslagregel van het type Goederen inkoop.
Indien het productie betreft wordt er gebruik gemaakt van de toeslagregels van het type Eigen kosten en/of Inkoop diensten.
De totalen van de ingevoerde toeslagregels bepalen dan de inkoopprijs waarvoor het artikel op voorraad geboekt wordt. . De voorgedefinieerde toeslagregels kunnen met de knop “Aanmaken toeslagregels” opgehaald worden.
Zijn de goederen ontvangen dat dient de ontvangst geboekt te worden zodat de voorraad wordt bijgewerkt. Klik hiervoor op "Goederen ontvangst boeken" in het lint.
Indien in de organisatie-instellingen een vinkje staat bij "Automatisch kostprijs boeken", zal bij "Goederen ontvangst boeken" automatisch de kostprijs van het artikel van de betreffende SKU geboekt als kostprijs van de inkoop. De kostprijsboeking heeft betrekkinge op de toeslagen van het type "Goederen inkoop" en "Diensten inkoop".
Klik in het lnt op "Eigen kosten boeken" om de mutaties te verwerken inzake de toeslagregels van het type Eigen kosten
Productie
Het type Productie wordt gebruikt voor directe leveringen van geproduceerde artikelen aan klant/losplaats vanaf een eigen winningsplatform.
Hierbij wordt gebruik gemaakt van de toeslagregels van het type Eigen kosten om de kosten voor de productie te bepalen.
De voorgedefinieerde productietoeslagen kunnen met de knop “Aanmaken toeslagregels” opgehaald worden. De kostprijs van de artikelen wordt dan bepaald door de productietoeslagen.
Transfer
Het type Transfer wordt gebruikt voor het verplaatsen van voorraadartikelen van de ene SKU naar de andere SKU.
Zowel de laadplaats als de losplaats zijn dan eigen SKU’s (vestigingen). De kostprijs van het artikel is kan verhoogd worden met kosten van de eventuele toeslagen.
Met de functie Transfer boeken worden de voorraadmutaties geboekt via een artikeldagboek. De afboeking van de voorraad wordt als type Negatieve mutatie geboekt en de opboeking wordt als type Inkoop geboekt.
Verhuur
Het type verhuur wordt gebruikt voor leveringen van verhuurdiensten per schip of per as waarbij alleen de dienst aan de klant in rekening wordt gebracht.
De inzet van de verhuur wordt voor een tijdsperiode vastgelegd in dagen/weken/maanden. In dit dossier kunnen het aantal reizen en het aantal vervoerde tonnen worden ingevoerd.
Er wordt gebruik gemaakt van artikelen van het soort Service.
Recycling/Acceptatie
Het type recycling wordt gebruikt voor producten die in opdracht van een klant worden afgehaald (denk bijvoorbeeld aan vervuilde grond, Spoorballast enz.) en op een (tijdelijke) opslaglocatoe worden opgeslagen. De klant krijgt hiervoor een rekening en de voorraad op de opslaglocatoe wordt hoger. Deze voorraad kan gereinigs/bewerkt worden, en daarna weer verkocht/afgevoerd worden.
Voor dit dossiertype zijn er ook aparte toeslagregels ter beschikking namelijk "Aanvoer recycling(Acceptatie)" en "Kosten recycling(Acceptatie)".
Afsluiten dossier
Indien het dossier geheel is afgehandeld kan het dossier definitief worden afgesloten. Klik in het lint op de tab Acties, Afsluiten dossier. Met deze functie wordt ook de dimensiecode voor dit dossier geblokkeerd en kan er niets meer geboekt worden op het dossier.
Wordt het dossier per abuis afgesloten of blijkt achteraf dat er nog mutaties moeten plaatsvinden op het dossier, dan kan het dossier heropend worden door te in het lint te klikken op de tab Acties , Heropenen dossier. Daarna dient het dossier opnieuw afgesloten te worden.
©HB Software B.V.