Leveringsafspraken
Voor het vastleggen van contracten (klantafspraken) een leveringsafspraak ingevoerd worden. Deze kunnen ook automatisch van een offerte worden gegenereerd. Per leveringsafspraakregel kunnen meerdere calculaties worden gekoppeld.
Leveringsafspraak Status
Iedere leveringsafspraak heeft een status met een bepaalde functionaliteit;
Open : De leveringsafspraak kan bewerkt worden.
Vergrendeld : Alle gegevens op de leveringsafspraak zijn juist ingevuld en de leveringsafspraak kan niet meer bewerkt worden. Nu kunnen er pas afroepen op plaats vinden (dossiers worden aangemaakt).
Concept : Indien de verkoopprijs nog niet bekend is kan er toch een dossier worden afgeroepen met een prijs die nog niet definitief bepaald is. Wanneer de juiste verkoopprijs is bepaald, is ingevuld op de leveringsafspraak regel en de status wordt omgezet naar vergrendeld, zal op alle gekoppelde dossiers (die nog niet gefactureerd zijn) automatisch de verkoopprijs worden aangepast.
Afgesloten : De leveringsafspraak is volledig afgehandeld en niet meer van kracht.
Calculatie aanmaken
Als de artikelen in de leveringsafspraak regels zijn kunnen dienen er (voor)calculatie aangemaakt te worden. Hierin kan men d.m.v. het toevoegen van de juiste toeslagen een prijsbepaling maken (inkoop/verkoop/winstmarge).
Selecteer de regel van het artikel en klik in het menu op Regel > Calculatie. Maak een calculatie versie en klik op OK. Klik in het nu geopende scherm op het pijltje bij toeslag en selecteer een toeslag, de standaard toeslagen staan al ingevuld.
Vul de velden Leverancier (indien bekend), eenheid, Hoeveelheid en prijs. Voeg alle toeslagen in die betrekking hebben op dit artikel. Voer de verkoopprijs in.
Alle toegekende toeslagen worden meegenomen bij een afroep vanuit de leveringsafspraakregel naar een dossier.
Aanmaken 1 dossier
Selecteer de gewenste regel en klik op Verwerk afroep. De volgende velden moeten worden ingevuld:
- Afroepref. klant, dit kenmerk zal worden meegenomen naar het dossier en gebruikt worden bij de facturatie.
- Afroepaantal, het aantal wat de klant nu wil afroepen. Indien meer wordt afgeroepen dan volgens de afspraak nog mogelijk is, zal hiervan een melding getoond worden. Dit is geen blokkade.
- Laaddatum.
- Losdatum.
Klik vervolgens in het lint op OK.
Nu wordt voor deze afroep een dossier aangemaakt en deze wordt direct getoond. In het dossier worden alle relevante gegevens vanuit de leveringsafspraak overgenomen. Het dossiernummer, de datum en het weeknummer worden automatisch gegenereerd. Het nummer van de leveringsafspraak wordt ook vermeld in het dossier.
In de toeslagregels worden alle regels geplaatst waarvan bij de instellingen is aangegeven dat deze bij het betreffende dossiertype getoond moeten worden. De eenheid en het aantal wordt ingevuld op basis van de gegevens van het te leveren artikel. Deze mogen hier aangepast worden indien nodig.
Aanmaken meerdere dossiers
Er kunnen ook meerdere dossiers tegelijk aangemaakt worden. Vul hiervoor in de leveringsafspraakregels de velden "Afroep aantal", "Afroep ref. klant", "Laaddatum" en "Losdatum". En klik bovenaan in het lint op "Verwerk afroepen". Van alle regels waar de zojuist genoemde gegevens gevuld zijn worden dan dossiers aangemaakt.
Aanmaken subdossiers
Eventueel kunnen er ook subdossiers aangemaakt worden. Vul de bovenstaande gegevens in op de desbetreffende regels en zet een vinkje in het veld "Aanmaken subdossier". Deze gekenmerkte dossiers worden als subdossier gekoppeld aan het dossier waarbij GEEN vinkje staat in de kolom "Aanmaken subdossier"
©HB Software B.V.